Consultation pour l’externalisation de la collecte des demandes de visa aux Etats-Unis d’Amérique et en Jamaïque

1. Objet de la consultation :

Une procédure de consultation pour le choix d’un prestataire de services extérieur en charge des tâches matérielles liées à la collecte des dossiers de demande de visa aux Etats-Unis d’Amérique et en Jamaïque est lancée.

Ces tâches sont les suivantes : prise de rendez-vous, information et accueil du public, réception des dossiers, collecte des droits de visas, recueil de la biométrie, saisie du formulaire de demande de visa, numérisation des dossiers (passeport et pièces justificatives), constitution d’une e-photo pour certains dossiers de demandes de visas, envoi des dossiers au poste et restitution des passeports.

Dans le cadre de cette consultation, les candidats présenteront une offre sur la base du cahier des charges relatif à l’ouverture d’un centre principal à Washington et de 10 centres délocalisés à Houston, Chicago, Boston, San Francisco, Seattle, Los Angeles, Miami, Atlanta, New York, et Kingston (Jamaïque) (sous la responsabilité du centre principal). Les demandes déposées à Kingston ne seront que pour le long séjour ou le court séjour pour l’outre-mer. L’offre des candidats devra faire apparaitre de façon claire la sous-traitance éventuelle des opérations qui sera mise en place.

Les centres situés aux Etats-Unis seront impérativement équipés de stations de biométrie fixes uniquement pour le recueil des données biométriques. Des missions de recueil de la biométrie mobile pourront être proposées dans l’offre par les candidats dans des villes non dotées de centre de collecte. Dans cette hypothèse, un calendrier indicatif des fréquences des missions devra être proposé par les candidats. Les opérations de recueil à la biométrie mobile devront être opérées conformément à l’annexe 4 du cahier des charges.

La Consule Générale de France à Washington signera le contrat avec le prestataire retenu.

2. Calendrier de la procédure :

Mise en ligne de l’appel à candidatures : 17 avril 2024
Date limite de dépôt des offres : 31 juillet 2024
Réunion d’ouverture des plis : août 2024
Décision du poste : première quinzaine de novembre 2024
Date d’ouverture des centres : 18 avril 2025

3. Retrait du dossier de consultation

Le dossier de consultation sera à retirer auprès du consulat Général de France à Washington par l’envoi d’un courriel à l’adresse suivante :
admin-etrangers.washington-fslt@diplomatie.gouv.fr

Dans leur demande, les sociétés voudront bien préciser leur nature juridique.

Le dossier de consultation est composé :
• du modèle de contrat de prestation de services ;
• du modèle de convention de mandat ;
• du cahier des charges et de ses annexes ;
• des pièces jointes concernant la volumétrie de dossiers de court séjour et de long séjour des années 2019, 2020, 2021, 2022, 2023 et 2024 ;
• d’une fiche « renseignements à fournir » à remplir par les candidats ;
• des prérequis techniques nécessaires à la mise en place de BioNET, permettant le recueil de la biométrie.

4. Constitution des dossiers

Pour être considérées comme recevables, les offres des candidats seront rédigées en français et traiteront l’ensemble des points figurant au cahier des charges. Elles n’excéderont pas 300 pages rédigées au format du document « renseignements à fournir », annexes comprises. Une preuve de l’enregistrement effectif de la société auprès des autorités locales devra être annexée à l’offre lors du dépôt sous peine de ne pas être retenue. Le cas échéant, cette condition sera remplie par l’existence d’un contrat de partenariat avec une société locale (le contrat devra alors être déposé à l’appui du dossier).

Les critères de sélection figurent dans le document « renseignements à fournir ». Ce document, dûment complété sera impérativement annexé aux offres déposées. Les offres dont les informations ne seront pas détaillées ou suffisamment rédigées ne pourront pas être retenues.

Les dossiers de candidature devront contenir les éléments obligatoires suivants (dossier irrecevable en cas de document manquant) :

  Une lettre de motivation,
  Une preuve d’enregistrement,
  Un document « renseignements à fournir » complété,
  Les annexes complémentaires au libre choix du candidat.

Le poids maximum de chaque document numérique sera de 200 Mo.

5. Modalités de dépôt des candidatures

Les candidats souhaitant poser des questions pourront les adresser avant le 10 juillet 2024 au poste via l’adresse indiquée ci-dessus. Tous les candidats ayant retiré le dossier à date recevront la ou les réponses aux questions posées par les candidats.

Chaque candidat déposera le dossier numérique de son offre sur etats-unis-consultation au plus tard le mercredi 31 juillet 2024 avant minuit (heure française). Une notification automatique par courriel sera adressée au candidat une fois le dossier enregistré. Le candidat sera réputé notifié 24H après avoir déposé son offre. Une fois déposé le dossier n’est plus modifiable. En cas de difficultés techniques le candidat contactera le poste.

6. La durée du contrat accordée par le poste sera de cinq années, éventuellement prorogé à échéance de manière expresse et pour une durée n’excédant pas trois ans.

7. Le non-respect des conditions de dépôt des offres énoncées dans le présent appel à candidature entraînera l’élimination de l’offre.